Nieuwsbrief “Van de Bestuurstafel” #6

Regelmatig houden we jullie via deze nieuwsbrief op de hoogte van de laatste ontwikkelingen vanaf de bestuurstafel. We openen graag het gesprek met jullie om te praten en na te denken over de richting waar we met Scopias heen gaan.

Clubgevoel

Als bestuur krijgen we veel vragen over allerlei uiteenlopende zaken. Niet alleen per mail of via app, maar ook omdat we aangesproken worden “op de baan” en daarbuiten. Superfijn dat jullie ons zo weten te vinden en ga er vooral mee door. Natuurlijk kunnen niet alle vragen even snel beantwoord worden, maar we doen ons best om alles zo goed mogelijk te behandelen. Het is mooi om te ervaren in ons eerste half jaar als bestuur, dat het clubgevoel steeds meer opleeft. Dat merken we ook bij de invulling van openstaande vacatures, daar komt steeds meer beweging in. Op pagina 2 vandaag speciale aandacht voor de vacature bij de ledenadministratie:

Melanie start in september met een studie en heeft daarvoor tijd en ruimte nodig. Zij zoekt iemand die haar taken bij de ledenadministratie kan overnemen. Zij werkt je in en treedt dan in overleg terug of blijft als uitvoerende kracht bij de ledenadministratie.

Loopatletiekcommissie (LAC)

Wat mooi aansluit op het eerste stuk, is dat we blij zijn te kunnen melden dat we een nieuwe vertegenwoordiger hebben voor de LAC, ze stelt zich aan jullie voor:

“Mijn naam is Margit Leipoldt. Ik ben al jarenlang lid van Scopias en zelf een fanatieke hardloopster. Vanaf nu ben ik het aanspreekpunt voor de volwassen lopers- en lopers groepen. Leden kunnen bij mij terecht met ideeën, wensen, vragen of eventuele klachten. Ik verzamel deze signalen, bespreek ze met het bestuur en zorg voor duidelijke terugkoppeling. Zo wil ik bijdragen aan open, positieve en heldere communicatie binnen onze vereniging.”

Je kunt Margit aanspreken op de baan of mailen naar: lac@scopias.nl.

Vacature alert: Senior medewerker ledenadministratie

Wat ga je doen?

• Samen met je team run je de ledenadministratie. Er is een taakverdeling: een teamlid doet de financiën, een ander de reguliere inschrijvingen, jij vult aan waar nodig en houdt regie.
• Je ben aanspeekpunt voor het bestuur en de andere leden van de ledenadministratie
• Denkt mee over zaken, zoals bijvoorbeeld het digitale inschrijfformulier, en voert dit vervolgens uit
• Leden in- en uitschrijven
• Mails beantwoorden die naar de ledenadministratie gestuurd worden
• Meehelpen tijdens de contributie-inning
• Kunnen zaken efficiënter geregeld worden?
• Documenteren van procedures

Functievereisten

• Affiniteit met administratieve taken, met name in Sportlink; het ledenadministratiepakket waarin alle leden worden ingeschreven en van waaruit de facturering plaatsvindt
• Affiniteit met informatie opzoeken in Sportlink, weet wat je zoekt, waarom/hoe je het kunt vinden
• Constructief en duidelijk kunnen communiceren met de (ouders/verzorgers van) leden
• Weet goed hoe de eigen vereniging functioneert
• Je kent de verschillende trainingsgroepen
• Je bent accuraat, in de ledenadministratie mogen geen fouten bestaan

Tijdbeslag

• Gemiddeld 2 uur per week. Soms twee weken niets en dan een piek van 4 uur. Met name rond contributie-inning en de tweejaarlijkse lidmaatschapsaanpassingen

Wat krijg je ervoor terug?

• Een leuk, enthousiast team, waar je maandelijks fysiek mee samenkomt
• Werk wat je geheel zelf kan indelen

Denk je dit is iets voor mij? Neem dan contact op via: ledenadministratie@scopias.nl. Hopelijk tot snel!

Tot slot…

De volgende nieuwsbrief verschijnt in juni.  We laten jullie dan graag opnieuw weten waar we mee bezig zijn en waar we jullie input kunnen gebruiken.

Met sportieve groet,

Twan, Elma, Wim, Tijmen, Sharella, Dominique en Han
Bestuur Scopias Atletiek