vragen en antwoorden ALV 25 november deel 2

vraag 1: hoe is het mogelijk dat een ledenvergadering om 19.30 begint, terwijl de pupillengroepen tot 19.30 moeten trainen. Hoe kunnen ouders en pupillentrainers dan deelnemen? zijn niet voor 20.00 uur thuis, normaal gesproken.

We kijken of we de training kunnen aanpassen zodat iedereen mee kan doen.

 

-vraag 2: Er heeft het hele jaar een grote sticker op de vloer gezeten over een veilige sportomgeving. Echter zie ik iemand op maandagavond regelmatig kogelslingeren zonder netten omhoog, terwijl junioren er om heen aan het trainen zijn. Lijkt mij geen veilige sportomgeving.

De kogelslingeraar is hierop aangesproken, hij gaf aan dat het hem niet lukt om alleen de netten omhoog te hijsen. Er is afgesproken dat hij op het moment dat hij wil gaan slingeren dat hij dan een paar junioren vraagt om hem te helpen. 

-vraag 3: Hoe kan het dat leden NIET verplicht worden om deel te nemen aan eigen wedstrijden. Lijkt mij dat de leden het visitekaartje van een vereniging, en ten alle tijden mee moeten doen aan BVJL, Maalbeekcross en clubkampioenschappen.

Normaal zijn Scopias wedstrijden inderdaad verplicht, echter nu met alle corona toestanden kunnen we mensen niet verplichten om naar dit soort evenementen te komen. 

-vraag 4: Waarom er als enige club in de regio weinig of geen communicatie over het corona-virus-beleid via de site of social media naar buiten is gebracht. Ook wat contributie betreft is er niet gecommuniceerd wat hieraan de gevolgen waren. Terwijl de leden lang niet hebben kunnen trainen, en er geen baanhuur afgedragen te hoeven worden aan de gemeente. Dit gebeurde bij andere verenigingen al direct vanaf het begin. Dit is aangegeven, echter werd gewacht op het standpunt van Atletiek unie. Daar ben ik nog steeds op aan het wachten.

De communicatie over corona-maatregelen is vooral via de trainers verlopen aangezien de regels voor iedere groep anders zijn en met grote regelmaat veranderen. Zou je steeds alles gaan communiceren, dan zie je na een tijdje door de bomen het bos niet meer.

 

Scopias geeft aan met een verwacht tekort in 2021 te kampen door, stijgende kosten trainers, teruglopende inkomsten uit evenementen en teruglopende sponsorinkomsten. Als snelle oplossing hiervoor wordt een forse contributieverhoging voor een groot aantal leden gezien. Ik heb zowel qua timing als inhoudelijk hier vragen over.

1. Scopias verhoogt de contributie voor 2021 terwijl het door COVID-19 onzeker is of het hele jaar van de clubfaciliteiten gebruik gemaakt kan worden. In 2020 hebben leden minstens 5 maanden niet van de accommodatie gebruik kunnen maken, diverse COVID-19 steunmaatregelen compenseren deze kosten grotendeels en toch hebt u de volledige contributie geïnd. Waarom nu verhogen terwijl onzeker is wat u te bieden heeft in 2021?

2. De onderbouwing van het contributievoorstel bevat:

• de doorrekening van de verhoging lijkt niet te kloppen in de begroting 2021,

• de huidige balansweergave laat een ander beeld zien dan een noodlijdende club met een Eigen Vermogen € 234k en belemmert de club bij het aanvragen van subsidies en fondsenwerving. De publicatie op de voor iedereen toegankelijke website van deze vertrouwelijke gegevens is op zijn zachtst gezegd onhandig. U geeft in het beleidsvoorstel contributie, trainersvergoeding en vrijwilligersbeleid het volgende aan: “Bestuur zal een meerjarenplan maken om te zorgen dat we weer uit de rode cijfers komen”. Dit vind ik zeer verstandig en juich ik toe. Hiervoor heeft Scopias ook de financiële middelen. Waarom dan juist nu overhaast handelen door rigoureus aan de contributieknop te draaien als er een grondige analyse van de situatie en een meerjarenplan ontbreekt?

Onderbouwing van bovenstaande punten:

De timing van dit voorstel In 2020 hebben de leden veel minder gebruik kunnen maken van de accommodatie en begeleiding van trainers terwijl de contributie wel volledig geïnd is in 2020. Zowel de kosten van de accommodatie als de trainerskosten moeten daarom lager liggen dan begroot in 2020. Voor compensatie van de accommodatiekosten kon er namelijk gebruik worden gemaakt van de COVIDSteunmaatregelen zoals onder andere subsidieregeling Tegemoetkoming verhuurders Sportaccommodaties en/of Tegemoetkoming amateursport COVID-19 I en II. Daarnaast zijn er veel minder trainingen gegeven door de lockdown wat zou moeten leiden tot lagere kosten trainerskosten. Helaas is COVID-19 nog niet de wereld uit en is het niet ondenkbaar dat er ook in 2021 nog maatregelen of een lockdown volgen die ertoe leiden dat er minder van de faciliteiten van de club gebruik gemaakt wordt.

Inhoud financiën Uit de op de website gepubliceerde financiële stukken is niet goed af te leiden hoe groot het probleem werkelijk is. Begrotingen met elkaar vergelijken zonder de uitgangspunten te kennen die eraan ten grondslag liggen, is te mager om een conclusie te kunnen trekken over hoe de financiële toestand werkelijk is. Drie conclusies kunnen echter wel getrokken worden:

1. de huidige weergave van de balans per 31-12-2019 werkt contraproductief bij het aanboren van subsidies en overheidsbijdragen. Neem alleen al de voorwaarde in de Subsidieregeling sport van de gemeente Venlo dat het Eigen Vermogen maximaal 100% van de eigen begroting zijn. Het Eigen Vermogen bedraagt € 234.761 op 31-12-2019 terwijl de begroting € 129.400 bedroeg… En de gemeente Venlo is niet de enige instantie die dergelijke voorwaarden stelt.

2. Ondeugdelijke doorrekening contributieverhoging in begroting. Het totale begrote contributie-inkomsten stijgt “slechts” met € 2.000 in de begroting 2021 ten opzichte van 2020. Dit is vrijwel onmogelijk als de contributie voor de categorieën stijgt met Junioren/Plus/Selectie/MILA € 38 (stijging 22%) en Loopatletiek € 29 (29%). Dit zijn categorieën waar veel Scopias-leden in vallen.

3. Publiceer deze gevoelige informatie niet op de voor iedereen toegankelijke Scopias website. Dit gaat alleen leden iets aan en met dergelijke informatie dient voorzichtig te worden omgegaan. En als je al iets publiceert, gebruik dan geen Excel bestandje dat niet beveiligd is tegen muteren van de gegevens…

Algemeen:

De analyse zoals in het beleidsstuk verwoord heeft geleid tot enkele zorgvuldige keuzes. Gezien de tekorten 2019-2021 is er nu actie nodig.

·    De verhoging van de contributie gedeelte op de begroting dekt een gedeelte van de structurele kostenstijging/inkomstenderving.
Let op dat een begroting in de praktijk kan meevallen, maar ook tegenvallen.

·    Voor alle groepen geldt een basisverhoging van 5-6%,. De atletiekunie indexeert met 4%.

o De contributie verhoging voor junioren plus/selectie/mila dekt een beperkt gedeelte van de kosten van de 3^e training ten opzichte van de pupillen/junioren basis (2 trainingen).
Dit betekent trouwens dat Scopias nog steeds veel investeert in onze topatleten, onze ambassadeurs.

o In de contributie van de loopatletiek was de afgelopen jaren geen rekening gehouden met de trainerskosten. Dat wordt hiermee recht getrokken en kan desondanks de vergelijking met andere atletiekverenigingen in de omgeving goed doorstaan. 

Daarom is ervoor  gekozen om niet te kiezen voor eenzelfde contributie aanpassing voor iedereen (in euro of percentage).

·    Het netto effect van COVID19  op ons financieel resultaat is nog niet duidelijk (positief of negatief). 

 

De reactie van de penningmeester:

Het is gewoon bittere noodzaak om de contributie per 1-1-2021 te verhogen, ondanks de onzekerheden veroorzaakt door het COVID 19 virus met de vraag of we wel het hele jaar gebruik kunnen maken van de clubactiviteiten. Helaas hebben we geen gebruik kunnen

maken van de diverse COVID 19 steunmaatregelingen. Als we niet alle activiteiten voor 2021 door kunnen laten gaan, zal de begroting er nog veel negatiever uitzien, vooral wegens het netto-resultaat van de Berden Voorjaarsloop dat dan nog eens extra negatief op de begroting zal drukken. Ook hebben we afgelopen vrijdag te horen gekregen dat voor de beveiligingskosten en sluiten van het Sportpark zelf moeten opdraaien. Er loopt momenteel een offerte via de gemeente dat dit ons ongeveer € 3.600,00 extra gaat kosten terwijl we bij het tot stand komen van de begroting hiervan niet op de hoogte waren. Ook hebben we te maken met vaste

kosten op jaarbasis voor 2021 welke ongeveer € 25.000,00 bedragen. Ook wil ik even

vermelden als b.v. de kantine gesloten blijft dit elke maand netto-opbrengst € 1.000,00 kost.

Ook zijn de inkoopkosten van de kantine met gemiddeld 3% op jaarbasis toegenomen.

2. Momenteel zijn we echt geen noodlijdende vereniging het Eigen Vermogen per 31-12-2019 is inderdaad € 234k maar dat is maar een momentopname en gaat er heel anders uitzien als we niet beginnen met de contributieverhoging.

Ook wil ik even aanhalen dat de kantine geheel wordt gefinancierd met eigen vermogen. Dat zijn stenen waar we niets voor kunnen kopen, een belengrijk deel van de € 234k.

Dat het vermogen problemen oplevert met subsidies en fondsenwerving hebben we aan den lijve ondervonden, maar met een uitgebreide toelichting hebben we e.e.a. aan de diverse fondsen proberen duidelijk te maken.

De publicatie op de voor iedereen toegankelijke website van deze vertrouwelijke gegevens is bewust gedaan omdat we niets te verbergen hebben. 

De timing van dit voorstel

We hebben aan de KNAU ook de volledige contributie moeten afdragen deze bedroeg ongeveer € 11.000,00 terwijl ze voor Scopias weinig hebben kunnen betekenen.

Gemeentelijke belastingen en verzekeringen lopen gewoon door. Wat te denken van automatiseringskosten, internetkosten en overige heffingen. Ook hebben we proberen in te schatten wat deze contributieverhoging van invloed heeft op het ledenbestand. 

Inhoud financiën

Zoals gezegd hebben we inderdaad vragen gekregen over de balans bij werving van subsidies en fondsenwerving. Echter: de balans ziet er snel anders uit als we de geplande uitgaven gerealiseerd hebben. Dan hebben we beslist andere geldmiddelen op de balans staan en een ander eigen vermogen.

Nogmaals als we er niet in slagen door  contributieverhoging en werving

van andere inkomstenbronnen de inkomsten op een hoger peil te brengen kunnen we onze activiteiten niet op het huidige niveau handhaven, laat staan verbeteren. 

Tenslotte: ik ben blij dat U zich zoveel moeite genomen hebt  de financiën van de club goed te doorgronden en ik nodig U dan ook van harte uit deel te nemen aan het werk mbt financiën, hetzij in het bestuur, hetzij in een commissie.

 

1. Afschrijving op het clubgebouw in de cijfers. Wat is de visie van het bestuur op deze afschrijving, moet er gereserveerd worden voor vervanging, herbouw? Hoe kijkt men naar de post onderhoud, het clubgebouw is nu 15 jaar oud, er kunnen dus kosten komen voor het dak, schilderwerk, verwarmingsketel. Ik zie hiervoor geen aparte begrotingspost.

We gaan niet nog eens een bedrijfseconomische jaarrekening opstellen om de begroting beter te laten uitkomen. Verschil tussen WOZ waarde van de kantine en boekwaarde per balanstijdstip. Het clubgebouw is nog goede staat en we achten het niet nodig om de begroting nog verder onder druk te brengen.

Schilderwerk hoeft niet veel te kosten werd tot heden in eigen regie uitgevoerd. Alleen kosten van materialen zijn dan alleen aan de orde. Voor kleine aanpassingen wordt rekening gehouden in de begroting.

De verwarmingsketel is eigendom van de Gemeente. Het gebruik hiervan wordt door de Gemeente bij de huur van baan gerekend.

 

 

1. Scopias heeft meer reserve dan feitelijk nodig voor de grote van de club en de lasten die het heeft. (Mijn mening) Het is dan ook prima dat de tekorten nu ten laste van de reserve komen, kan uiteraard niet zo doorgaan op termijn. De reserve klinkt automatisch in met zo’n 30 % in tien jaar door inflatie, met de huidige 116.000,- is dit een fors verlies. Een idee is om de gelden te investeren zodat de exploitatiekosten per jaar verlaagd kunnen worden.

In hoeverre heeft het bestuur een visie op verduurzaming van het clubgebouw? Bij vervanging van de ketel komt dit aan de orde, te denken valt aan elektrische verwarming, bijvoorbeeld warmtepanelen (warmtepomp lijkt met niet geschikt voor een gebouw dat maar korte tijd van de dag gebruikt wordt) in combinatie met zonnepanelen om de energie zelf op te wekken. Op dit moment is dit voor verenigingen zeker nog een aantrekkelijke investering, mogelijkheden op subsidies daarin nog niet meegenomen. De vaste lasten gaan hiermee omlaag.

Ik vraag hierbij de leden om het bestuur (commissie) een businesscase op te stellen voor de vereniging.

 

Wij zijn druk bezig om te investeren in diverse zaken te denken valt aan herstellen en verbetering van de luifel gaat meer dan € 10.000,00 kosten. Opslagloods en inrichting te stellen op € 18.000,00 en investering in RaceRunners te stellen op € 11.000,00. Verder is het de bedoeling om te komen tot een overdekte sportaccommodatie. Ook zijn we diverse fondsen aan het werven waarvan nog niet veel bekend is. Wordt in december bekend gemaakt.

Van verduurzaming van het clubgebouw is nog geen sprake omdat de Gemeente aan het onderzoeken wat er op dit gebied allemaal is te realiseren. Zij zijn aan het kijken wat er allemaal op dit gebied op alle sportparken van de gemeente Venlo is aan te pakken. Men heeft studenten opgedragen dit te onderzoeken. Zonnepalen is misschien wel een optie om dit samen met HC Delta Venlo op te maken, na goedkeuring door de Gemeente.