Reglement ledenbeleid

Het doel is dat naast sporten alle (ouders van) leden zich actief inzetten voor Scopias. We willen bereiken dat iedereen die lid is of wordt het als een persoonlijke verplichting ziet om zich in te zetten voor de vereniging.

Hierbij onderscheiden we de trainer, de ‘functionaris’ en de ‘belanghebbende’.

Trainer

De trainers organiseren, geven training en begeleiden de atleten bij wedstrijden. Onze trainers worden verder opgeleid, zoals wordt neergelegd in het trainersbeleidsplan (wordt momenteel opgesteld). Tevens worden voor specifieke kennis trainers van buiten onze vereniging geworven. De trainerscoördinatoren, trainers en bestuur zijn actief op zoek naar potentiële trainers (onder de sporters/ouders). Scopias heeft een trainersvergoedings- en opleidingsregeling. Met het aanvaarden van een trainersfunctie door het ondertekenen van de Vrijwilligersovereenkomst-Trainer spreekt de trainer de intentie uit meerjarig trainer te willen zijn voor Scopias.

Functionaris

De functionaris is een lid, die een functie vervult waar geen vergoeding tegenover staat (verenigingsbestuurslid, jurycoördinator, starter, trainerscoördinator, etc.). Gelukkig zijn veel mensen bereid deze functies op zich te nemen en hiermee Scopias in staat te stellen te kunnen functioneren. We moeten voorkomen, dat de last op een beperkt aantal zeer actieve leden rust. Daarom vragen we meer leden om actief te worden. Ook omdat er regelmatig vacante functies ontstaan. We zorgen ervoor dat bekend is welke functies binnen Scopias niet worden ingevuld. Met het aanvaarden van een functie spreekt de functionaris de intentie uit meerjarig deze functie te willen uitoefenen voor Scopias.

Belanghebbende

De belanghebbende zijn alle leden die minder tijd hebben of anderszins geen trainer of functionaris kunnen of willen zijn. Alle leden hebben er belang bij dat we bijvoorbeeld evenementen kunnen blijven organiseren, er vervoer naar wedstrijden wordt verzorgd.

Dit belang vertalen we naar een verplichting voor een minimale inspanning voor de vereniging van:

  • de ouder/verzorger van een jeugdlid onder de 18 jaar (geboortejaar is bepalend).
    Max. 1 taakplicht <18jr per gezin/adres per jaar voor <18jr
  • een lid van 18 jaar en ouder jaar heeft een persoonlijke taakplicht

De minimale inspanning voor de vereniging per lid is 8 uren per jaar. Deze verplichting geldt niet voor trainers en functionarissen. De vervulling van taken gaan we in eerste instantie registreren in Excel. Wellicht kan dit later worden geïntegreerd in de website.

Aanmelding

Het doel is dat alle functies en taken aan het eind van het jaar bekend zijn, zodat eenieder zich vóór 1 januari voor minimaal 8 uren kan aanmelden. Doe het op tijd om keuze te hebben.

Bondslid

De trainers/sportgerelateerde functionarissen zullen conform de reglementen van de AU (en de Statuten van Scopias) in ons leden administratiesysteem worden geregistreerd. Trainers/sportgerelateerde functionarissen, die geen (sportend) lid zijn van Scopias zullen een formulier (“Toestemming vastlegging Bondsfunctie”) dienen in te vullen om bondslid te kunnen zijn. Scopias neemt de kosten van het AU lidmaatschap op zich. Een bondslid heeft stemrecht tijdens de algemene ledenvergaderingen van Scopias. Indien van toepassing zal de ledenadministratie initiatief nemen om toestemming te vragen voor de registratie.

Functie/taken coördinatie

De functies en taken hebben een eigenaar, die zorgt voor adequate invulling en is de eerste aanspreekpersoon. Vooral de taken zullen per deelgebied geregistreerd worden (bijv. per evenement). Dit kan ook bij de functies het geval zijn (bijv. jury).

In de praktijk blijkt dat vele functies niet bezet zijn of dat we een ‘pool’ nodig hebben voor functies/taken om afmeldingen te compenseren.

Vrijwilligerscoördinator

Cruciaal is het verkrijgen en actueel houden van de functies en taken. Dit wordt aangestuurd door de vrijwilligerscoördinator. Er zal een vrijwilligerscoördinator per groep moeten komen (functionaris).

Door het aanstellen van de vrijwilligerscoördinator willen we ook de inzet per groep stimuleren.

Communicatie

Het informeren – inzake het ledenbeleid – van (ouders van) leden en anderen zal gaan via: belrondes, aanspreken voor of na een training, informatieavond, trainersoverleg, tijdens wedstrijden, ledenvergadering, goede informatie op de website/sociale media en anderszins. Hier spelen de vrijwilligerscoördinatoren een belangrijke rol.

We gaan vanuit de functie/taken registratie naar de leden mailen, zodat ze weten wat is vastgelegd (nog te implementeren).

Beloning

In 2022 ligt de focus op het implementeren van het ledenbeleid en de evaluatie van de deelname.

Er zal worden gekeken of en hoe het inzetten voor de vereniging kan/moet worden gepromoot en hoe dit budgettair/financieel het beste kan (op zijn vroegst in 2023).

Dispensatie

Sommige leden zijn uitgezonderd van taakplicht: erelid, G-sporter, vanaf 70 jaar (geboortejaar is bepalend), uitwonend student (conform contributie reglement) , ondersteunende leden. Natuurlijk mag iedereen functies of taken op zich nemen.

Noot: indien er onvoldoende taken zijn, wordt de taakplicht overdragen en vastgelegd in het jaar erna.